WASHINGTON – Al acercarse la temporada de impuestos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene información para los contribuyentes que se preguntan cuánto tiempo deben guardar las declaraciones de impuestos y otros documentos.
Generalmente, el IRS recomienda guardar copias de declaraciones de impuestos y documentos de apoyo por lo menos tres años. Algunos documentos deben guardarse hasta siete años en caso de que el contribuyente tenga que presentar una declaración enmendada o si surgen dudas. Guarde archivos referentes a bienes raíces hasta siete años después de deshacerse de la propiedad.
Las declaraciones de información de cuidado de salud deben guardarse con otros archivos tributarios. Los contribuyentes no tienen que enviar estos formularios al IRS como prueba de la cobertura de salud. Los archivos que los contribuyentes deben guardar incluyen archivos de cualquier cobertura proporcionada por el empleador, primas pagadas, pagos por adelantado del crédito tributario de prima recibido, y tipo de cobertura. Los contribuyentes deben guardar éstos – así como guardan otros archivos de impuestos – por tres años después de presentar su declaración de impuestos.
Ya sea si lo almacenan en papel o electrónicamente, el IRS exhorta a los contribuyentes a mantener los archivos de impuestos seguros, especialmente cualquier documento con números de seguro social. El IRS también sugiere escanear aquellos archivos tributarios y financieros en papel a un formato que pueda codificarse y almacenarse de manera segura en un dispositivo flash, CD o DVD, con fotos o videos de objetos de valor.
Ahora es un buen momento para establecer un sistema para guardar archivos seguros y fáciles de encontrar para la declaración del próximo año, o para solicitar un préstamo hipotecario o ayuda financiera de impuestos. Los archivos tributarios deben respaldar los ingresos, las deducciones y los créditos reclamados en la declaración de impuestos. Los contribuyentes deben guardar estos archivos por si el IRS les pregunta acerca de la declaración de impuestos o en caso de que presenten una declaración enmendada.
Es aún más importante para los contribuyentes tener una copia de la declaración de impuestos del año pasado, ya que el IRS realiza cambios para autenticar y proteger la identidad del contribuyente. A partir del 2017, algunos contribuyentes que presentan electrónicamente necesitarán ingresar ya sea el monto del ingreso bruto ajustado (AGI, por sus siglas en inglés) del año anterior o el PIN auto-asignado del año anterior y su fecha de nacimiento. Si presentan una declaración conjunta, las identidades de ambos contribuyentes deben validarse con esta información. El AGI está claramente señalado en la declaración de impuestos. Aprenda más información en Solicitud de PIN de Presentación Electrónica.
Los contribuyentes que necesitan información tributaria pueden solicitar una transcripción gratis de los últimos tres años tributarios. La herramienta ‘Ordenar Transcripción’ en IRS.gov es la manera más rápida de obtener una transcripción.
Si los contribuyentes guardan declaraciones de impuestos y recibos en una caja de zapatos en la parte posterior del armario, deberían reconsiderar ese enfoque. Mantenga bien almacenados los documentos financieros y archivos de salud, ya sea en papel o electrónicamente. Cuando estos documentos ya no sean necesarios para efectos tributarios, asegúrese de destruirlos correctamente para evitar que la información sea usada por ladrones de identidad.
Al deshacerse de una computadora, tableta, teléfono móvil o disco duro de respaldo, recuerde limpiar las unidades para eliminar cualquier archivo y datos personales antes de desecharlo o venderlo. Esto puede requerir un software especial de disco de utilidad. Más información está disponible en IRS.gov Cuánto tiempo debo guardar documentos? (en inglés).
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